Личная карточка сотрудника: право или обязанность

Для малых пред­при­я­тий и инди­ви­ду­аль­ных пред­при­ни­ма­те­лей исклю­че­ний не преду­смот­ре­но. Они так­же долж­ны вести лич­ные кар­точ­ки.

Веде­ние лич­ных кар­то­чек обыч­но вхо­дит в долж­ност­ные обя­зан­но­сти кад­ро­ви­ка, в неболь­ших ком­па­ни­ях эту функ­цию может выпол­нять бух­гал­тер или глав­бух.

Нор­ма­тив­ные доку­мен­ты, в кото­рых преду­смот­ре­на обя­зан­ность веде­ния лич­ных кар­то­чек:

1. Поста­нов­ле­ние Пра­ви­тель­ства РФ от 16.04.2003 № 225 «О тру­до­вых книж­ках». В 12 пунк­те Поста­нов­ле­ния ска­за­но, что рабо­то­да­тель обя­зан под рос­пись озна­ко­мить работ­ни­ка со все­ми запи­ся­ми (о при­е­ме, пере­во­де, уволь­не­нии), кото­рые вно­сят­ся в тру­до­вую книж­ку. Так­же в дан­ном пунк­те отме­че­но, что такие запи­си нуж­но дуб­ли­ро­вать в лич­ную кар­точ­ку сотруд­ни­ка. Имен­но в лич­ной кар­точ­ке работ­ник и ста­вит свою под­пись (раз­де­лы 3 и 11 в фор­ме Т‑2). При полу­че­нии тру­до­вой книж­ки в свя­зи с уволь­не­ни­ем работ­ник рас­пи­сы­ва­ет­ся в лич­ной кар­точ­ке и в кни­ге уче­та дви­же­ния тру­до­вых кни­жек и вкла­ды­шей в них (п. 41).

2. Поста­нов­ле­ние Пра­ви­тель­ства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утвер­жде­нии Поло­же­ния о воин­ском уче­те» (п. 27).

3. Мето­ди­че­ские реко­мен­да­ции по веде­нию воин­ско­го уче­та в орга­ни­за­ци­ях, утвер­жден­ные Ген­шта­бом Воору­жен­ных Сил РФ 11.04.2008 (п. 23).

Форма личной карточки

Суще­ству­ет уни­фи­ци­ро­ван­ная фор­ма кар­точ­ки Т‑2 . Доку­мент вклю­ча­ет 11 раз­де­лов. Рабо­то­да­тель впра­ве не исполь­зо­вать уни­фи­ци­ро­ван­ную фор­му кар­точ­ки, а утвер­дить соб­ствен­ный бланк.

Для запол­не­ния лич­ной кар­точ­ки от работ­ни­ка потре­бу­ет­ся ряд доку­мен­тов:

• тру­до­вая книж­ка;
• пас­порт;
• доку­мент об обра­зо­ва­нии;
• СНИЛС;
• воен­ный билет;
• дру­гие лич­ные све­де­ния, предо­став­лен­ные работ­ни­ком (семей­ное поло­же­ние, дан­ные о бли­жай­ших род­ствен­ни­ках и т. п).

Так­же в лич­ной кар­точ­ке кад­ро­вик дол­жен отра­зить дан­ные при­ка­за о при­е­ме на рабо­ту.

Поря­док веде­ния лич­ной кар­точ­ки закреп­лен в Поста­нов­ле­нии Гос­ком­ста­та РФ от 05.01.2004 № 1.

Лич­ная кар­точ­ка хра­нит­ся в лич­ном деле сотруд­ни­ка.

Если в лич­ной кар­точ­ке закон­чит­ся место для вне­се­ния новых све­де­ний, кад­ро­вик может сде­лать вклад­ной лист с нуж­ны­ми раз­де­ла­ми с помет­кой «Допол­не­ние к лич­ной кар­точ­ке работ­ни­ка».

Как внести изменения и сделать исправления

Если кад­ро­вик обна­ру­жит в лич­ной кар­точ­ке ошиб­ку, ее сле­ду­ет испра­вить. Для это­го нуж­но акку­рат­но зачерк­нуть невер­ную запись и рядом сде­лать вер­ную. Далее нуж­но напи­сать «исправ­ле­но» и заве­рить исправ­ле­ние под­пи­сью, ука­зав долж­ность и ФИО (п. 7 ст. 9 Зако­на от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если у сотруд­ни­ка изме­нил­ся оклад, отра­жать эти изме­не­ния в кар­точ­ке Т‑2 необя­за­тель­но. При жела­нии дан­ную инфор­ма­цию мож­но вне­сти в раз­дел Х «Допол­ни­тель­ные све­де­ния».

Если сотруд­ни­ка пере­ве­ли на дру­гую долж­ность, запись нуж­но вне­сти в раз­дел III.

Заводить ли новую карточку, если сотрудник ранее работал в данной организации?

При уволь­не­нии сотруд­ни­ка лич­ная кар­точ­ка закры­ва­ет­ся. В раз­де­ле XI дела­ет­ся запись о рас­тор­же­нии дого­во­ра, ста­вит­ся под­пись пред­ста­ви­те­ля рабо­то­да­те­ля и работ­ни­ка.

Сле­до­ва­тель­но, при­ни­мая работ­ни­ка, кото­рый преж­де уже тру­дил­ся в вашей орга­ни­за­ции, нуж­но открыть новую лич­ную кар­точ­ку.

Ответственность

Нали­чие и поря­док запол­не­ния лич­ных кар­то­чек может про­ве­рить тру­до­вая инспек­ция. Обна­ру­жив ошиб­ки и неточ­но­сти, ско­рее все­го, про­ве­ря­ю­щие пред­ло­жат их испра­вить и не будут за них штра­фо­вать. Осо­бое вни­ма­ние инспек­то­ры при про­вер­ке уде­ля­ют инфор­ма­ции о при­е­ме, пере­во­дах и отпус­ках. Так­же тру­до­вая инспек­ция про­ве­ря­ет нали­чие под­пи­си работ­ни­ка в соот­вет­ству­ю­щих стро­ках лич­ной кар­точ­ки.

А вот если лич­ных кар­то­чек на пред­при­я­тии нет, рабо­то­да­те­ля могу при­влечь к адми­ни­стра­тив­ной ответ­ствен­но­сти по ст. 5.27 КоАП.

Штра­фы соста­вят:

• для долж­ност­ных лиц и ИП — от одной тыся­чи до пяти тысяч руб­лей;
• для юри­ди­че­ских лиц — от трид­ца­ти тысяч до пяти­де­ся­ти тысяч руб­лей.