Нажмите "Enter", чтобы перейти к контенту

Номенклатура дел отдела кадров — образец

Номен­кла­ту­ра дел отде­ла кад­ров на 2018 год может пона­до­бить­ся любой фир­ме-рабо­то­да­те­лю. Как ее пра­виль­но соста­вить и в чем заклю­ча­ет­ся спе­ци­фи­ка ее исполь­зо­ва­ния, рас­ска­жем в нашей ста­тье.

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кад­ро­вую служ­бу любой совре­мен­ной фир­мы про­хо­дит огром­ное коли­че­ство самых раз­ных доку­мен­тов: локаль­ных нор­ма­тив­ных актов, кар­то­чек, тру­до­вых кни­жек, дого­во­ров. И конеч­но, для их эффек­тив­но­го уче­та необ­хо­ди­ма систе­ма­ти­за­ция доку­мен­то­обо­ро­та.

Но даже если фир­му тео­ре­ти­че­ски устра­и­ва­ет веде­ние обо­ро­та кад­ро­вых доку­мен­тов вне систем­но­го под­хо­да, в опре­де­лен­ных слу­ча­ях ей при­дет­ся систе­ма­ти­зи­ро­вать его исхо­дя из тре­бо­ва­ний зако­но­да­тель­ства.

Дело в том, что в соот­вет­ствии с п. 1 ст. 17 зако­на «Об архив­ном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ орга­ни­за­ции долж­ны обес­пе­чи­вать сохран­ность доку­мен­тов, клас­си­фи­ци­ру­е­мых как архив­ные (под­ле­жа­щие сохра­не­нию в силу их зна­чи­мо­сти для вла­дель­ца). К тако­вым пра­во­мер­но отне­сти прак­ти­че­ски всю доку­мен­та­цию, исполь­зу­е­мую в кад­ро­вом доку­мен­то­обо­ро­те. Сохран­ность архив­ных доку­мен­тов долж­на обес­пе­чи­вать­ся фир­мой-рабо­то­да­те­лем в тече­ние уста­нов­лен­ных зако­но­да­тель­ством сро­ков.

Боль­ше о сро­ках, зако­но­да­тель­но уста­нов­лен­ных для хра­не­ния архив­ных доку­мен­тов, вы узна­е­те из ста­тьи «Какие сро­ки хра­не­ния доку­мен­тов по номен­кла­ту­ре дел?».

При этом спо­соб испол­не­ния тре­бо­ва­ний зако­на № 125-ФЗ зави­сит от того, явля­ет­ся орга­ни­за­ция госу­дар­ствен­ной или част­ной:

  • Гос­струк­ту­рам при опти­ми­за­ции доку­мен­то­обо­ро­та необ­хо­ди­мо сле­до­вать пра­ви­лам, уста­нов­лен­ным реше­ни­ем кол­ле­гии Росар­хи­ва от 06.02.2002 (далее — пра­ви­ла Росар­хи­ва).
  • На част­ные фир­мы дей­ствие дан­но­го НПА в общем слу­чае не рас­про­стра­ня­ет­ся (толь­ко если они исполь­зу­ют госу­дар­ствен­ные доку­мен­ты). Но на прак­ти­ке мно­гие част­ные фир­мы все же сле­ду­ют соот­вет­ству­ю­щим пра­ви­лам. Это обу­слов­ле­но тем, что содер­жа­щи­е­ся в них нор­мы весь­ма деталь­но и эффек­тив­но регла­мен­ти­ру­ют орга­ни­за­цию доку­мен­то­обо­ро­та, глав­ным эле­мен­том кото­ро­го явля­ет­ся имен­но номен­кла­ту­ра дел.

Что же она собой пред­став­ля­ет? Если сле­до­вать опре­де­ле­нию Росар­хи­ва, под номен­кла­ту­рой дел надо пони­мать состав­лен­ный по уста­нов­лен­ной фор­ме пере­чень наиме­но­ва­ний дел, фор­ми­ру­ю­щих­ся в про­цес­се веде­ния орга­ни­за­ци­ей доку­мен­то­обо­ро­та. Под дела­ми в дан­ном слу­чае пони­ма­ет­ся кате­го­рия одно­тип­ных доку­мен­тов, исполь­зу­е­мых в обо­ро­те фир­мы. Если гово­рить о кад­ро­вой служ­бе, это могут быть:

  • при­ка­зы;
  • дого­во­ры;
  • учет­ные доку­мен­ты;
  • кар­точ­ки;
  • тру­до­вые книж­ки и т. д.

В номен­кла­ту­ре по тре­бо­ва­ни­ям Росар­хи­ва обя­за­тель­но ука­зы­ва­ют­ся сро­ки хра­не­ния дел. Это поз­во­ля­ет фир­ме отсле­жи­вать, обес­пе­чи­ва­ет­ся ли преду­смот­рен­ная зако­ном сохран­ность доку­мен­тов в тече­ние уста­нов­лен­ных сро­ков.

В номен­кла­ту­ре так­же могут фик­си­ро­вать­ся иные све­де­ния, исполь­зу­е­мые в целях повы­ше­ния эффек­тив­но­сти доку­мен­то­обо­ро­та (напри­мер, индек­сы дел, коли­че­ство их томов, слу­жеб­ные отмет­ки и при­ме­ча­ния). В этом заклю­ча­ет­ся поль­за номен­кла­ту­ры с точ­ки зре­ния систе­ма­ти­за­ции управ­ле­ния доку­мен­та­ми.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обес­пе­че­ние сохран­но­сти кад­ро­вых доку­мен­тов в тече­ние уста­нов­лен­ных зако­ном сро­ков — одна из клю­че­вых задач кад­ро­ви­ка. И исполь­зо­ва­ние номен­кла­ту­ры может спо­соб­ство­вать ее реше­нию.

Для того что­бы хра­нить доку­мен­ты в тече­ние уста­нов­лен­но­го сро­ка, кад­ро­ви­ку нуж­но дан­ный срок опре­де­лить (для каж­до­го дела) и сопо­ста­вить с исполь­зу­е­мы­ми типа­ми доку­мен­тов.

Основ­ны­ми НПА, уста­нав­ли­ва­ю­щи­ми сро­ки хра­не­ния кад­ро­вых доку­мен­тов, мож­но назвать:

  • пере­чень типо­вых доку­мен­тов, утвер­жден­ный при­ка­зом Мин­куль­ту­ры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • пере­чень типо­вых доку­мен­тов, утвер­жден­ный Гла­вар­хи­вом СССР 15.08.1988.

В част­но­сти, нор­мы, уста­нав­ли­ва­ю­щие сро­ки хра­не­ния кад­ро­вой доку­мен­та­ции, содер­жат­ся в раз­де­ле 8 переч­ня, утвер­жден­но­го при­ка­зом № 558, а так­же раз­де­ле 6 переч­ня, вве­ден­но­го Гла­вар­хи­вом СССР.

Сле­ду­ю­щая зада­ча кад­ро­ви­ка — про­ве­сти экс­пер­ти­зу цен­но­сти исполь­зу­е­мых в доку­мен­то­обо­ро­те источ­ни­ков. Посред­ством дан­ной про­це­ду­ры выяв­ля­ют­ся доку­мен­ты, кото­рые:

  • долж­ны быть оформ­ле­ны в архив на дли­тель­ное хра­не­ние;
  • могут быть пере­да­ны на опе­ра­тив­ное хра­не­ние, а по исте­че­нии сро­ка их раз­ме­ще­ния в орга­ни­за­ции — в уста­нов­лен­ном поряд­ке уни­что­же­ны;
  • могут боль­ше не хра­нить­ся в орга­ни­за­ции вслед­ствие исте­че­ния сро­ка их хра­не­ния (или в силу того, что не пред­став­ля­ют собой цен­но­сти для фир­мы) и под­ле­жат уни­что­же­нию.

Успеш­но решить рас­смат­ри­ва­е­мую зада­чу кад­ро­вик смо­жет имен­но бла­го­да­ря номен­кла­ту­ре дел, посколь­ку ее струк­ту­ра вклю­ча­ет всю необ­хо­ди­мую инфор­ма­цию:

  • переч­ни кате­го­рий доку­мен­тов, сохран­ность кото­рых нуж­но обес­пе­чи­вать;
  • сро­ки их хра­не­ния, преду­смот­рен­ные зако­но­да­тель­ством.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Выше мы отме­ти­ли, что пра­ви­ла Росар­хи­ва вос­тре­бо­ва­ны част­ны­ми фир­ма­ми, хотя для них и необя­за­тель­ны. При состав­ле­нии номен­кла­ту­ры дел кад­ро­вик ком­мер­че­ской орга­ни­за­ции вполне может опи­рать­ся на нор­мы, утвер­жден­ные дан­ным ведом­ством.

Так, Росар­хив пред­пи­сы­ва­ет гос­струк­ту­рам (а част­ным фир­мам фак­ти­че­ски реко­мен­ду­ет) состав­лять номен­кла­ту­ру на пред­сто­я­щий год. Жела­тель­но — в кон­це теку­ще­го года, с тем что­бы вве­сти ее в дей­ствие с 1 янва­ря сле­ду­ю­ще­го. В свою оче­редь, в кон­це сле­ду­ю­ще­го года нуж­но утвер­дить новую номен­кла­ту­ру. И так каж­дый год.

Раз­бе­рем­ся, как это про­ис­хо­дит на прак­ти­ке. Усло­вим­ся, что фир­ма толь­ко что учре­жде­на и дей­ству­ю­щей номен­кла­ту­ры у нее нет. Каким может быть алго­ритм дей­ствий кад­ро­ви­ка по утвер­жде­нию номен­кла­ту­ры дел во вновь обра­зо­ван­ной орга­ни­за­ции?

Кад­ро­ви­ку нуж­но сра­зу же после нача­ла рабо­ты гото­вить­ся к состав­ле­нию буду­щей номен­кла­ту­ры. Дан­ное направ­ле­ние его дея­тель­но­сти пред­по­ла­га­ет реше­ние 2 основ­ных задач:

  • клас­си­фи­ка­цию доку­мен­тов, исполь­зу­е­мых в обо­ро­те, по кате­го­ри­ям, то есть фор­ми­ро­ва­ние дел;
  • опре­де­ле­ние сро­ков хра­не­ния дел в соот­вет­ствии с НПА, ука­зан­ны­ми выше.

Если сро­ки хра­не­ния кон­крет­ной кате­го­рии доку­мен­тов не ука­за­ны в при­ка­зе № 558, сле­ду­ет про­ве­рить, не зафик­си­ро­ва­ны ли они в перечне Гла­вар­хи­ва СССР. Дан­ная после­до­ва­тель­ность обра­ще­ния к НПА обу­слов­ле­на тем, что пер­вый источ­ник пра­ва более новый и в соот­вет­ствии с обще­при­ня­той юри­ди­че­ской прак­ти­кой сле­ду­ет сна­ча­ла при­ме­нять имен­но его.

Если ни в одном из утвер­жден­ных зако­но­да­тель­но переч­ней сро­ки хра­не­ния тех или иных дел не опре­де­ле­ны, сле­ду­ет про­кон­суль­ти­ро­вать­ся на этот счет (сде­лав офи­ци­аль­ный запрос) с Росар­хи­вом. Само­сто­я­тель­но опре­де­лять сро­ки хра­не­ния доку­мен­тов не реко­мен­ду­ет­ся.

По мере осу­ществ­ле­ния дан­ной рабо­ты спе­ци­а­лист дол­жен фик­си­ро­вать выяв­ля­е­мые типы дел, а так­же преду­смот­рен­ные зако­ном сро­ки их хра­не­ния в спе­ци­аль­ном доку­мен­те. Фак­ти­че­ски он и будет про­об­ра­зом буду­щей номен­кла­ту­ры, а пото­му может пол­но­стью сов­па­дать с ней по струк­ту­ре.

Отдел кад­ров — струк­тур­ное под­раз­де­ле­ние орга­ни­за­ции. Так что номен­кла­ту­ра дел (а до нее — вре­мен­ный доку­мент, в кото­ром клас­си­фи­ци­ру­ют­ся дела) может состав­лять­ся по фор­ме из при­ло­же­ния 8 к пра­ви­лам Росар­хи­ва, пред­на­зна­чен­ной для оформ­ле­ния номен­кла­ту­ры дел в отдель­ном взя­том струк­тур­ном под­раз­де­ле­нии фир­мы.

Основ­ной эле­мент фор­мы по при­ло­же­нию 8 — таб­ли­ца, в кото­рой отра­жа­ют­ся:

  • индекс дела;
  • заго­ло­вок дела;
  • коли­че­ство еди­ниц хра­не­ния;
  • сро­ки хра­не­ния и номе­ра ста­тей по переч­ню;
  • при­ме­ча­ния к номен­кла­ту­ре.

Изу­чим спе­ци­фи­ку каж­дой из граф таб­ли­цы реко­мен­ду­е­мой фор­мы номен­кла­ту­ры подроб­нее.

Структура номенклатуры отдела кадров

Струк­ту­ра номен­кла­ту­ры дел отде­ла кад­ров соглас­но при­ло­же­нию 8 к пра­ви­лам Росар­хи­ва выгля­дит сле­ду­ю­щим обра­зом:

  • В 1‑й гра­фе таб­ли­цы фик­си­ру­ют­ся индек­сы дел. Как пра­ви­ло, они отра­жа­ют:
    • с каким струк­тур­ным под­раз­де­ле­ни­ем или направ­ле­ни­ем дея­тель­но­сти фир­мы кор­ре­ли­ру­ет то или иное дело;
    • какой поряд­ко­вый номер соот­вет­ству­ет кон­крет­но­му делу.
  • Напри­мер, если в номен­кла­ту­ре фик­си­ру­ет­ся индекс 01–02, это может озна­чать, что дело состав­ле­но в под­раз­де­ле­нии 01 (услов­но оно может соот­вет­ство­вать отде­лу кад­ров) и явля­ет­ся груп­пой доку­мен­тов типа 02 (услов­но они могут соот­вет­ство­вать сроч­ным тру­до­вым дого­во­рам).
  • 2‑я гра­фа номен­кла­ту­ры по фор­ме при­ло­же­ния 8 — это заго­лов­ки дел. Здесь ука­зы­ва­ют­ся наиме­но­ва­ния кон­крет­ных кате­го­рий доку­мен­тов или дел (при­ка­зов, дого­во­ров, лич­ных кар­то­чек и т. д.).
  • В 3‑й гра­фе номен­кла­ту­ры фик­си­ру­ет­ся коли­че­ство кон­крет­ных типов дел, нахо­дя­щих­ся на хра­не­нии в фир­ме. Дан­ная гра­фа запол­ня­ет­ся в кон­це кален­дар­но­го года, когда кад­ро­вик будет точ­но знать коли­че­ство дел, учет кото­рых ведет­ся фир­мой.
  • В 4‑й гра­фе фик­си­ру­ет­ся срок хра­не­ния каж­дой кате­го­рии доку­мен­тов, а так­же при­во­дят­ся ссыл­ки на ста­тьи НПА, в кото­рых дан­ные сро­ки опре­де­ле­ны.
  • В 5‑й гра­фе могут быть сде­ла­ны при­ме­ча­ния отно­си­тель­но исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов, отно­ся­щих­ся к опре­де­лен­но­му делу. Напри­мер, отра­жа­ю­щие факт изъ­я­тия или уни­что­же­ния тех или иных доку­мен­тов.

Сфор­ми­ро­вав пере­чень кате­го­рий кад­ро­вых дел к кон­цу года, спе­ци­а­лист может при­сту­пать к офи­ци­аль­но­му утвер­жде­нию дан­но­го переч­ня в виде номен­кла­ту­ры дел, кото­рая будет исполь­зо­вать­ся с 1 янва­ря сле­ду­ю­ще­го года.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Номен­кла­ту­ра отде­ла кад­ров (струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния фир­мы) долж­на быть частью свод­ной номен­кла­ту­ры, состав­ля­е­мой для орга­ни­за­ции в целом. Свод­ная номен­кла­ту­ра, в свою оче­редь, может быть сфор­ми­ро­ва­на на осно­ве фор­мы, при­ве­ден­ной в при­ло­же­нии 7 к пра­ви­лам Росар­хи­ва.

Ее струк­ту­ра прак­ти­че­ски пол­но­стью сов­па­да­ет с той, кото­рая содер­жит­ся в при­ло­же­нии 8. В таб­ли­це дан­ной фор­мы преду­смот­ре­ны те же гра­фы, что и в номен­кла­ту­ре для струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния.

Исполь­зо­ва­ние и утвер­жде­ние свод­ной номен­кла­ту­ры в гос­струк­ту­рах — непре­мен­ное усло­вие леги­ти­ми­за­ции номен­кла­ту­ры под­раз­де­ле­ний (вклю­чая кад­ро­вую служ­бу).

Усло­вим­ся, что наша част­ная фир­ма поль­зу­ет­ся пра­ви­ла­ми Росар­хи­ва так­же и с точ­ки зре­ния при­ме­не­ния свод­ной номен­кла­ту­ры.

Если же част­ная фир­ма при­ни­ма­ет реше­ние мак­си­маль­но обес­пе­чить соот­вет­ствие про­це­ду­ры утвер­жде­ния номен­кла­ту­ры нор­мам, зафик­си­ро­ван­ным в пра­ви­лах Росар­хи­ва, поря­док дей­ствий будет сле­ду­ю­щим.

Кад­ро­ви­ку нуж­но будет:

  • окон­ча­тель­но сфор­ми­ро­вать свою номен­кла­ту­ру, вни­ма­тель­но про­ве­рить све­де­ния, отра­жен­ные во вре­мен­ном учет­ном доку­мен­те по фор­ме из при­ло­же­ния 8, при необ­хо­ди­мо­сти откор­рек­ти­ро­вать их;
  • согла­со­вать сфор­ми­ро­ван­ную номен­кла­ту­ру с сотруд­ни­ком, ответ­ствен­ным за веде­ние архи­ва (ско­рее все­го, это будет доку­мен­то­вед фир­мы), а так­же руко­во­ди­те­лем кад­ро­вой служ­бы;
  • дождать­ся, пока ана­ло­гич­ным обра­зом будут согла­со­ва­ны номен­кла­ту­ры иных под­раз­де­ле­ний фир­мы.

Ответ­ствен­но­му за состав­ле­ние свод­ной номен­кла­ту­ры спе­ци­а­ли­сту сле­ду­ет:

  • собрать все утвер­жден­ные на уровне под­раз­де­ле­ний фир­мы номен­кла­ту­ры, после чего сфор­ми­ро­вать на осно­ве име­ю­щих­ся в них дан­ных свод­ную номен­кла­ту­ру по фор­ме, утвер­жден­ной в при­ло­же­нии 7 к пра­ви­лам Росар­хи­ва;
  • согла­со­вать свод­ную номен­кла­ту­ру с доку­мен­то­ве­дом;
  • утвер­дить свод­ную номен­кла­ту­ру у руко­во­ди­те­ля фир­мы.

Согла­со­ва­ние либо утвер­жде­ние номен­кла­тур (кад­ро­вой, иных под­раз­де­ле­ний, свод­ной) может осу­ществ­лять­ся посред­ством про­став­ле­ния на них под­пи­сей ком­пе­тент­ных лиц. Но если тре­бу­ет­ся утвер­жде­ние доку­мен­та руко­во­ди­те­лем, луч­ше, если будет издан отдель­ный при­каз.

В гос­струк­ту­рах свод­ная номен­кла­ту­ра согла­су­ет­ся с ведом­ствен­ной, а так­же внут­рен­ней экс­перт­ны­ми комис­си­я­ми. В част­ных фир­мах такие под­раз­де­ле­ния, как пра­ви­ло, отсут­ству­ют, поэто­му тек­сто­вые бло­ки фор­мы, где ста­вят­ся под­пи­си заве­ря­ю­щих лиц, мож­но видо­из­ме­нить, вста­вив туда бло­ки для визи­ро­ва­ния кон­крет­ны­ми долж­ност­ны­ми лица­ми.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Загру­зить обра­зец номен­кла­ту­ры дел кад­ро­вой служ­бы пред­при­я­тия, акту­аль­ный в 2018 году, вы може­те на нашем пор­та­ле.

Итоги

Номен­кла­ту­ра дел отде­ла кад­ров пред­при­я­тия — инстру­мент, исполь­зо­ва­ние кото­ро­го, с одной сто­ро­ны, необ­хо­ди­мо в целях выпол­не­ния фир­мой преду­смот­рен­ных зако­ном обя­зан­но­стей, а с дру­гой — поз­во­ля­ет зна­чи­тель­но повы­сить эффек­тив­ность доку­мен­то­обо­ро­та.

Номен­кла­ту­ра на пред­сто­я­щий год долж­на утвер­ждать­ся с уче­том изме­не­ний в струк­ту­ре дел, про­ис­хо­дя­щих в теку­щем году.

Узнать боль­ше о спе­ци­фи­ке состав­ле­ния и исполь­зо­ва­ния номен­кла­ту­ры дел на пред­при­я­тии вы може­те из ста­тьи «Как соста­вить номен­кла­ту­ру дел в орга­ни­за­ции?».

0 0 vote
Article Rating
Подписаться
Уведомление о
guest
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments