Нажмите "Enter", чтобы перейти к контенту

Основные сроки хранения документов в организации (архив)

Срок хра­не­ния доку­мен­тов в орга­ни­за­ции регла­мен­ти­ро­ван зако­ном. Уста­нав­ли­ва­ет­ся он раз­ным в зави­си­мо­сти от вида под­ле­жа­ще­го хра­не­нию доку­мен­та. В тече­ние это­го сро­ка уни­что­жать хра­ня­щу­ю­ся доку­мен­та­цию нель­зя. О раз­ли­чи­ях в про­дол­жи­тель­но­сти сро­ков хра­не­ния пой­дет речь в нашей ста­тье.

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Раз­бе­рем ситу­а­цию. Дирек­тор ООО «Листо­пад» в июне 2018 года посе­тил семи­нар, посвя­щен­ный орга­ни­за­ции хра­не­ния доку­мен­та­ции в ком­па­нии. Часть учеб­но­го вре­ме­ни состав­ля­ли пре­зен­та­ции, в кото­рых нагляд­но демон­стри­ро­ва­лись сро­ки хра­не­ния архив­ных доку­мен­тов в орга­ни­за­ции.

Рань­ше эта тема его осо­бо не вол­но­ва­ла — для всей обра­зу­ю­щей­ся в ком­па­нии доку­мен­та­ции было отве­де­но спе­ци­аль­ное поме­ще­ние (архив), и ни одна бума­га не была уни­что­же­на за весь 15-лет­ний пери­од рабо­ты фир­мы.

Лек­тор, про­во­дя­щий семи­нар, озна­ко­мил при­сут­ству­ю­щих слу­ша­те­лей со все­ми нор­ма­тив­ны­ми доку­мен­та­ми в сфе­ре хра­не­ния доку­мен­та­ции, дей­ству­ю­щи­ми в насто­я­щее вре­мя. В этот пере­чень вхо­дят сле­ду­ю­щие зако­ны, пра­ви­ла и поло­же­ния:

  • Закон об архив­ном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • Пра­ви­ла рабо­ты архи­вов ком­па­ний, одоб­рен­ные реше­ни­ем кол­ле­гии Росар­хи­ва от 06.02.2002;
  • Пере­чень архив­ных доку­мен­тов и сро­ков их хра­не­ния, утвер­жден­ный при­ка­зом Мин­куль­ту­ры Рос­сии от 25.08.2010 № 558;
  • Поло­же­ние о доку­мен­тах и доку­мен­то­обо­ро­те в буху­че­те, утвер­жден­ное при­ка­зом Мин­фи­на от 29.07.1983 № 105.

Поми­мо ука­зан­ной нор­ма­тив­ной базы в отно­ше­нии сро­ков хра­не­ния бух­гал­тер­ских и нало­го­вых доку­мен­тов были разо­бра­ны тре­бо­ва­ния Нало­го­во­го кодек­са и зако­на «О буху­че­те» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полу­чен­ная в ходе лек­ции инфор­ма­ция о неко­то­рых аспек­тах хра­не­ния доку­мен­та­ции оза­да­чи­ла дирек­то­ра ООО «Листо­пад». О сво­ей обя­зан­но­сти сохра­нять доку­мен­ты фир­мы по ст. 17 зако­на «Об архив­ном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, без­услов­но, знал. Одна­ко на семи­на­ре при­шел к выво­ду, что от зна­чи­тель­ной части бумаг мож­но было уже изба­вить­ся, так как срок хра­не­ния доку­мен­тов в орга­ни­за­ции истек. А по доку­мен­там, в кото­рых текст невоз­мож­но про­чи­тать (напри­мер, из-за воз­дей­ствия сол­неч­но­го све­та или в резуль­та­те попа­да­ния вла­ги), но при этом их сро­ки хра­не­ния еще не закон­чи­лись, потре­бу­ют­ся вос­ста­но­ви­тель­ные про­це­ду­ры. Ина­че воз­мож­ны нака­за­ния, виды кото­рых ука­за­ны в ст. 27 зако­на № 125-ФЗ.

О реше­нии дирек­то­ра ООО «Листо­пад» в отно­ше­нии про­вер­ки сро­ка хра­не­ния доку­мен­тов в орга­ни­за­ции рас­ска­жем в сле­ду­ю­щем раз­де­ле.

Изучаем архив

Руко­вод­ством ООО «Листо­пад» было при­ня­то реше­ние про­из­ве­сти сор­ти­ров­ку всей нако­пив­шей в фир­ме доку­мен­та­ции. Посколь­ку допол­ни­тель­ных штат­ных еди­ниц для этих целей преду­смот­ре­но не было, нашли сле­ду­ю­щий выход: сор­ти­ро­вать архив отпра­ви­ли сту­ден­та-прак­ти­кан­та юри­ди­че­ской ака­де­мии Нико­лая Тара­со­ва, направ­лен­но­го на пред­при­я­тие для про­хож­де­ния про­из­вод­ствен­ной прак­ти­ки.

Доку­мен­ты в архи­ве не были упо­ря­до­че­ны, но мож­но было опре­де­лить, какие стел­ла­жи к како­му отде­лу фир­мы отно­сят­ся. Огром­ную часть архив­но­го поме­ще­ния зани­ма­ли мно­го­чис­лен­ные пап­ки с бух­гал­тер­ски­ми и нало­го­вы­ми доку­мен­та­ми: там нахо­ди­лась вся пер­вич­ка, учет­ные реги­стры и отчет­ность, а так­же декла­ра­ции и нало­го­вые рас­че­ты.

Зна­чи­тель­ная часть стел­ла­жей была запол­не­на орга­ни­за­ци­он­но-рас­по­ря­ди­тель­ной доку­мен­та­ци­ей: при­ка­за­ми по основ­ной и адми­ни­стра­тив­но-хозяй­ствен­ной дея­тель­но­сти ООО «Листо­пад», раз­лич­но­го рода рас­по­ря­же­ни­я­ми и пере­пиской с госор­га­на­ми, вне­бюд­жет­ны­ми фон­да­ми, нало­го­ви­ка­ми и контр­аген­та­ми.

Основ­ная часть кад­ро­вых доку­мен­тов хра­ни­лась в спе­ци­аль­ных сей­фах в поме­ще­нии, спе­ци­аль­но для это­го отве­ден­ном в отде­ле кад­ров. Поэто­му в архи­ве этой части доку­мен­та­ции было отве­де­но все­го несколь­ко полок на одном из стел­ла­жей.

Про­из­вод­ствен­ни­ки хра­ни­ли свои доку­мен­ты у себя в отде­ле, так как они посто­ян­но при­ме­ня­лись в рабо­те фир­мы, поэто­му место в архи­ве этим видом доку­мен­та­ции заня­то не было.

Нико­лай решил начать с самой объ­ем­ной рабо­ты — доку­мен­тов бух­гал­те­рии. Об этом речь пой­дет в сле­ду­ю­щих раз­де­лах.

Срок хранения налоговых документов

Как чело­ве­ку, нико­гда не рабо­тав­ше­му в бух­гал­те­рии, сту­ден­ту-прак­ти­кан­ту было нелег­ко вник­нуть в суть бух­гал­тер­ской доку­мен­та­ции. Вся она была уже сгруп­пи­ро­ва­на и под­ши­та в пап­ки, но вот срок хра­не­ния на них ука­зан не был. Открыв первую же пап­ку, он обна­ру­жил, что она пол­но­стью состо­я­ла толь­ко из одних сче­тов-фак­тур — таких папок он насчи­тал с деся­ток.

Сре­ди сче­тов-фак­тур стан­дарт­но­го вида он с удив­ле­ни­ем обна­ру­жил еще две их раз­но­вид­но­сти: кор­рек­ти­ро­воч­ные и исправ­лен­ные сче­та-фак­ту­ры. Пыт­ли­вый харак­тер сту­ден­та не поз­во­лил про­сто закрыть эту пап­ку, а в таб­ли­цу зане­сти их общее наиме­но­ва­ние «Сче­та-фак­ту­ры». Он не поле­нил­ся под­нять­ся в бух­гал­те­рию и рас­спро­сить бух­гал­те­ра, отве­ча­ю­ще­го за НДС, о нюан­сах этих доку­мен­тов. Ему хоте­лось быть уве­рен­ным в том, что все раз­но­вид­но­сти сче­тов-фак­тур мож­но отне­сти к одной груп­пе доку­мен­тов, име­ю­щих оди­на­ко­вый срок хра­не­ния.

Об осо­бен­но­стях кор­рек­ти­ро­воч­но­го и исправ­лен­но­го сче­тов-фак­тур читай­те в ста­тьях:

В резуль­та­те в таб­ли­цу Нико­лай внес сле­ду­ю­щую инфор­ма­цию (при­во­дит­ся частич­но):

0 0 vote
Article Rating
Подписаться
Уведомление о
guest
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments