Нажмите "Enter", чтобы перейти к контенту

Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец

Кас­со­вая кни­га — доку­мент, кото­рый в силу тре­бо­ва­ний зако­но­да­тель­ства долж­ны состав­лять юрли­ца, орга­ни­зу­ю­щие обо­рот налич­ных денеж­ных средств. Как пра­виль­но вести и запол­нять кас­со­вую кни­гу?

Для кого оформление кассовой книги обязательно?

Глав­ный пра­во­вой акт, регла­мен­ти­ру­ю­щий веде­ние кас­со­вых книг рос­сий­ски­ми орга­ни­за­ци­я­ми, — ука­за­ние Бан­ка Рос­сии № 3210‑У от 11.03.2014 (далее — Ука­за­ние).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в кас­со­вый поря­док вне­се­ны изме­не­ния. Подроб­нее о них читай­те:

Основ­ная часть его поло­же­ний (вклю­чая те, что непо­сред­ствен­но каса­ют­ся веде­ния кас­со­вых книг) всту­пи­ла в силу с 01.06.2014. В соот­вет­ствии с ними оформ­ле­ние кас­со­вых книг обя­за­тель­но для всех пред­при­я­тий, осу­ществ­ля­ю­щих те или иные опе­ра­ции с налич­ны­ми сред­ства­ми, вне зави­си­мо­сти от при­ме­ня­е­мой фор­мы нало­го­об­ло­же­ния.

Не сни­ма­ет обя­зан­ность по веде­нию кас­со­вой кни­ги и исполь­зо­ва­ние онлайн-касс.

Что это такое и для чего вве­ли онлайн-кас­сы, читай­те здесь.

Да, с пере­хо­дом на онлайн-ККТ необ­хо­ди­мость веде­ния неко­то­рой кас­со­вой пер­вич­ки отпа­ла. Ее теперь заме­ня­ют фис­каль­ные доку­мен­ты, кото­рые фор­ми­ру­ют­ся и хра­нят­ся в элек­трон­ном виде. Но кас­со­вой кни­ги это не каса­ет­ся. Она ведет­ся по так назы­ва­е­мой «глав­ной кас­се», в кото­рой про­ис­хо­дят не толь­ко рас­че­ты с поку­па­те­ля­ми, но и дру­гой налич­ный обо­рот. Поэто­му вести кас­со­вую кни­гу нуж­но, как и преж­де.

Кас­со­вая кни­га может на закон­ном осно­ва­нии не запол­нять­ся инди­ви­ду­аль­ны­ми пред­при­ни­ма­те­ля­ми, кото­рые ведут в уста­нов­лен­ном поряд­ке учет дохо­дов, рас­хо­дов, физи­че­ских пока­за­те­лей и иных объ­ек­тов нало­го­об­ло­же­ния, харак­те­ри­зу­ю­щих тот или иной вид ком­мер­че­ской дея­тель­но­сти (п. 4.1. Ука­за­ния). Посколь­ку ИП прак­ти­че­ски все­гда обя­за­ны вести учет дохо­дов и рас­хо­дов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физи­че­ских пока­за­те­лей (при ЕНВД), то дан­ную нор­му пра­во­мер­но трак­то­вать как рас­про­стра­ня­ю­щу­ю­ся на всех ИП.

Подроб­нее о веде­нии уче­та дохо­дов и рас­хо­дов инди­ви­ду­аль­ны­ми пред­при­ни­ма­те­ля­ми читай­те в ста­тье «Как вести кни­гу дохо­дов и рас­хо­дов при УСН (обра­зец)?».

Наша зада­ча в дан­ной ста­тье — иссле­до­вать, как запол­нить кас­со­вую кни­гу, рас­смот­реть обра­зец алго­рит­ма вне­се­ния в нее дан­ных, поря­док обра­ще­ния с соот­вет­ству­ю­щим доку­мен­том.

Как вести кассовую книгу?

Кас­со­вая кни­га долж­на вестись орга­ни­за­ци­ей по фор­ме КО‑4, утвер­жден­ной поста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та № 88 от 18.08.1998 и соот­вет­ству­ю­щей номе­ру 0310004 в ОКУД (п. 2 Ука­за­ния). Ска­чать ее мож­но на нашем сай­те:

Запол­нять кас­со­вую кни­гу нуж­но толь­ко в те дни, когда орга­ни­за­ци­ей осу­ществ­лял­ся прак­ти­че­ский при­ем (выда­ча) денеж­ных средств.

О поряд­ке, кото­рый сле­ду­ет соблю­дать при веде­нии кас­со­вых опе­ра­ций, читай­те в мате­ри­а­ле «Поря­док веде­ния кас­со­вых опе­ра­ций в 2017 году».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать запи­си в кас­со­вой кни­ге не обя­за­тель­но дол­жен кас­сир. Это может быть любой упол­но­мо­чен­ный на это работ­ник орга­ни­за­ции, к при­ме­ру, бух­гал­тер. Соот­вет­ству­ю­щее изме­не­ние в кас­со­вый поря­док было вне­се­но ука­за­ни­ем Бан­ка Рос­сии от 19.06.2017 № 4416‑У (что еще поме­ня­лось, см. здесь). Но даль­ше в ста­тье мы про­дол­жим при­выч­но назы­вать тако­го работ­ни­ка кас­си­ром.

Суще­ству­ет 3 спо­со­ба запол­не­ния кас­со­вых книг:

  • вруч­ную на гото­вых блан­ках;
  • на ком­пью­те­ре (с после­ду­ю­щей рас­пе­чат­кой);
  • на ком­пью­те­ре с сохра­не­ни­ем фай­ла кас­со­вой кни­ги в реест­рах ПО.

Далее мы рас­смот­рим нюан­сы задей­ство­ва­ния каж­до­го из спо­со­бов подроб­нее. Пока же изу­чим то, како­ва струк­ту­ра кас­со­вой кни­ги, и каким обра­зом в ней запол­ня­ют­ся поля.

Запол­нен­ный обра­зец кас­со­вой кни­ги мож­но ска­чать на нашем сай­те.

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Кас­со­вая кни­га, соот­вет­ству­ю­щая фор­ме № КО‑4, содер­жит 3 типа стра­ниц:

  • лице­вые (обра­зец облож­ки или титу­ла);
  • внут­рен­ние (стра­ни­цы с 3 по 10);
  • завер­ша­ю­щая (рас­по­ла­га­ю­ща­я­ся в кон­це доку­мен­та).

На лице­вых стра­ни­цах ука­зы­ва­ют­ся све­де­ния о фир­ме, а так­же год, за кото­рый кас­со­вая кни­га отра­жа­ет опе­ра­ции с денеж­ны­ми сред­ства­ми. На внут­рен­них стра­ни­цах доку­мен­та при­сут­ству­ют сле­ду­ю­щие гра­фы:

  • «Кас­са за» (в ней фик­си­ру­ют­ся даты тех или иных опе­ра­ций с денеж­ны­ми сред­ства­ми);
  • «Лист» (здесь ука­зы­ва­ет­ся поряд­ко­вый номер кон­крет­но­го листа кас­со­вой кни­ги);
  • «Номер доку­мен­та» (в этой гра­фе фик­си­ру­ет­ся номер орде­ра — при­ход­но­го либо рас­ход­но­го);
  • «От кого полу­че­но или кому выда­но» (ини­ци­а­лы чело­ве­ка или фир­мы, кото­рые вно­сят либо полу­ча­ют налич­ные сред­ства);
  • «Номер кор­ре­спон­ди­ру­ю­ще­го сче­та, суб­сче­та» (в дан­ной гра­фе фик­си­ру­ет­ся счет, кото­рый кор­ре­спон­ди­ру­ет в уста­нов­лен­ном поряд­ке со сче­том 50, ИП не запол­ня­ют дан­ную область кас­со­вой кни­ги);
  • «При­ход» (фик­си­ру­ет­ся сум­ма средств по при­ход­ным орде­рам);
  • «Рас­хо­ды» (ука­зы­ва­ет­ся сум­ма денеж­ных средств по рас­чет­ным орде­рам);
  • «Ито­го за день» (сум­ми­ру­ют­ся поступ­ле­ния, а так­же денеж­ные выпла­ты за рабо­чую сме­ну кас­си­ра);
  • «Оста­ток денеж­ных средств на конец дня» (ука­зы­ва­ет­ся вели­чи­на остат­ка в кас­се).

В гра­фе «Пере­нос» кас­со­вой кни­ги может фик­си­ро­вать­ся сум­мар­ная вели­чи­на денеж­ных средств по орде­рам обо­их типов, отра­жа­е­мая в кон­крет­ной таб­ли­це, для того что­бы у кас­си­ра была воз­мож­ность про­дол­жить вне­се­ние све­де­ний на сле­ду­ю­щей стра­ни­це.

В кон­це каж­дой внут­рен­ней стра­ни­цы кас­со­вой кни­ги долж­ны сто­ять под­пи­си:

  • кас­си­ра орга­ни­за­ции, кото­рый запол­ня­ет основ­ные све­де­ния в кас­со­вой кни­ге;
  • бух­гал­те­ра (кото­рый одно­вре­мен­но ука­зы­ва­ет коли­че­ство ПКО и РКО, а так­же удо­сто­ве­ря­ет тот факт, что полу­чил и про­ве­рил орде­ра).

На послед­ней (завер­ша­ю­щей) стра­ни­це доку­мен­та ука­зы­ва­ет­ся, сколь­ко листов про­ши­то и про­ну­ме­ро­ва­но, дата состав­ле­ния кас­со­вой кни­ги, а так­же про­став­ля­ют­ся под­пи­си:

  • глав­но­го бух­гал­те­ра;
  • руко­во­ди­те­ля фир­мы.

Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)

Поря­док веде­ния кас­со­вой кни­ги вруч­ную тре­бу­ет про­шить и про­ну­ме­ро­вать ее еще до вне­се­ния дан­ных. Основ­ная осо­бен­ность бумаж­но­го вари­ан­та кас­со­вой кни­ги — доку­мент пред­по­ла­га­ет деле­ние на 2 части — основ­ную и отрыв­ную.

Кас­сир, при­сту­пая к смене, дол­жен под­ло­жить отрыв­ную часть кас­со­вой кни­ги под основ­ную, а меж­ду ними рас­по­ло­жить копи­ро­валь­ную бума­гу. После нуж­но зафик­си­ро­вать оста­ток налич­ных средств по состо­я­нию на нача­ло дня. В ходе сме­ны сле­ду­ет фик­си­ро­вать в кас­со­вой кни­ге дан­ные о ПКО и РКО — по тем гра­фам, что рас­смот­ре­ны нами выше.

В кон­це сме­ны кас­сир дол­жен под­счи­тать все обо­ро­ты по ПКО и РКО за день и зафик­си­ро­вать их в кас­со­вой кни­ге, про­ста­вить в доку­мен­те свою под­пись, а затем отне­сти его вме­сте с орде­ра­ми бух­гал­те­ру.

О санк­ци­ях за нару­ше­ние пра­вил веде­ния опе­ра­ций по кас­се читай­те в ста­тье «Кас­со­вая дис­ци­пли­на и ответ­ствен­ность за ее нару­ше­ние».

Как заполнять кассовую книгу КО‑4 на компьютере?

Запол­не­ние фор­мы № КО‑4 на ком­пью­те­ре может осу­ществ­лять­ся с помо­щью бух­гал­тер­ской про­грам­мы либо офис­но­го при­ло­же­ния (напри­мер, Excel). После вне­се­ния на ПК в кас­со­вую кни­гу необ­хо­ди­мых све­де­ний в соот­вет­ствии с алго­рит­мом, рас­смот­рен­ным нами выше, кас­си­ру необ­хо­ди­мо:

  • рас­пе­ча­тать все стра­ни­цы кас­со­вой кни­ги;
  • под­пи­сать 2 экзем­пля­ра доку­мен­та и отне­сти бух­гал­те­ру, взяв с собой ПКО и РКО, оформ­лен­ные за день.

Еже­год­но все рас­пе­ча­тан­ные листы кас­со­вой кни­ги сле­ду­ет про­ши­вать и про­ну­ме­ро­вы­вать (в слу­чае с запол­не­ни­ем фор­мы вруч­ную они, как мы отме­ти­ли выше, долж­ны быть про­ши­ты и про­ну­ме­ро­ва­ны изна­чаль­но), а после это­го направ­лять на под­пись глав­но­му бух­гал­те­ру и руко­во­ди­те­лю ком­па­нии.

«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги

Фир­мы впра­ве запол­нять и вести кас­со­вую кни­гу без рас­пе­чат­ки на прин­те­ре (п. 4.7 Ука­за­ний), фор­ми­руя соот­вет­ству­ю­щий доку­мент пол­но­стью в элек­трон­ном виде. Дан­ная воз­мож­ность может задей­ство­вать­ся, если в рас­по­ря­же­нии соста­ви­те­ля кас­со­вой кни­ги име­ют­ся тех­ни­че­ские сред­ства, гаран­ти­ру­ю­щие:

  • защи­ту от несанк­ци­о­ни­ро­ван­но­го досту­па;
  • отсут­ствие оши­бок при вне­се­нии дан­ных в кас­со­вую кни­гу;
  • защи­ту от потерь инфор­ма­ции.

Элек­трон­ные образ­цы кас­со­вых книг долж­ны под­пи­сы­вать­ся ЭЦП, соот­вет­ству­ю­щей тре­бо­ва­ни­ям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Вир­ту­аль­ный обра­зец оформ­ле­ния кас­со­вой кни­ги может отли­чать­ся от фор­мы № КО‑4 по внеш­не­му виду, но гра­фы в нём будут таки­ми же.

Итоги

Кас­со­вая кни­га — обя­за­тель­ный доку­мент при рабо­те с денеж­ной налич­но­стью, будь то выруч­ка или иные пла­те­жи. Её фор­ма и поря­док веде­ния стро­го регла­мен­ти­ро­ва­ны, а нару­ше­ния при рабо­те с ней могут повлечь ответ­ствен­ность. Поэто­му очень важ­но вести этот кас­со­вый регистр акку­рат­но и без оши­бок.

0 0 vote
Article Rating
Подписаться
Уведомление о
guest
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments