С каждым днем все большее число организаций начинает ощущать на себе влияние кризисных явлений в мировой экономике, что проявляется, прежде всего, в задержках платежей и исполнения неденежных обязательств. На сегодняшний день одно из актуальных направлений деятельности юридической службы — это обеспечение исполнения обязательств контрагентами как в судебном, так и во внесудебном порядке. При этом внесудебный (претензионный) порядок является наиболее предпочтительным, поскольку позволяет экономить время и средства организации. В статье автор систематизирует опыт деятельности по построению эффективной претензионной работы компании.
Претензия — один из эффективных методов досудебного урегулирования разногласий в предпринимательской сфере. Правильная организация претензионной работы может существенно повысить эффективность деятельности организации.
Как показывает практика, основными задачами претензионной работы являются:
1) снижение объемов просроченной кредиторской задолженности организации;
2) досудебное урегулирование разногласий с контрагентами;
3) обеспечение соблюдения действующего законодательства и направление его норм на обеспечение интересов организации;
4) обеспечение ритмичности работы организации и соблюдения договорных обязательств контрагентами;
5) возмещение за счет виновных лиц ущерба, причиненного организации.
По российскому законодательству, действовавшему до 1995 г., право на обращение в арбитражный суд возникало только после принятия сторонами всех мер по урегулированию спора в претензионном порядке. В настоящее время данное положение отменено. В соответствии с действующим законодательством досудебный претензионный порядок урегулирования обязателен только в случаях, оговоренных законом или соглашением между сторонами (п. 2 ст.148 АПК РФ).
Сложно сказать, какой из принципов более эффективен и предпочтителен для хозяйствующего субъекта. С одной стороны, необходимость урегулирования спора во внесудебном порядке имеет свои положительные стороны. Во многих случаях основная причина хозяйственных споров — недостаточно четкий информационный обмен как между сторонами, так и в самой организации. Выставление и рассмотрение претензии стимулирует каждого из партнеров на поиск взаимоприемлемого выхода из конфликтной ситуации. В большинстве случаев претензии позволяют урегулировать спор, не доводя его до стадии судебного разбирательства. С другой стороны, непременный претензионный порядок ведет к затягиванию спора. Обязательная досудебная стадия может привести к тому, что потерпевшая сторона на протяжении более длительного периода времени не сможет восстановить свои нарушенные права, а виновная будет незаконно пользоваться имуществом или денежными средствами кредитора.
Вместе с тем отмена обязательного претензионного порядка была компенсирована введением обязанности истца направлять копию искового заявления ответчику (п. 3 ст. 125 АПК РФ) и стадией досудебной подготовки дела*(1). Как показывает практика, большое число организаций между направлением копии искового заявления будущему ответчику и подачей его в суд делает паузу, достаточную для ответной реакции, которая очень часто бывает положительной. Ответчик либо выходит на переговоры с конструктивными предложениями о реструктуризации обязательств, либо выполняет их. Это объясняется, в первую очередь, тем, что во внесудебном порядке у него остается возможность обсудить размер компенсации убытков, причитающийся истцу. По сути, в качестве последней претензии в современных условиях можно рассматривать копию искового заявления, направляемого ответчику.
Таким образом, и до 1995 г., и после него роль претензионной работы в деятельности организации была и остается значительной.
Претензионная работа в любой организации состоит из двух основных блоков: подготовка и направление претензий должникам в случае нарушения ими договорных обязанностей и работа с поступившими от кредиторов претензиями в отношении исполнения собственных обязательств.
Представляется не совсем оправданной позиция авторов, разделяющих досудебный и претензионный порядки разрешения спора. Это мнение базируется на дословном толковании АПК РФ, при этом под “досудебным” понимается не только претензионный, но и иной порядок урегулирования споров. Под “иным” порядком такие авторы предлагают понимать урегулирование спора, скажем, путем обмена письмами, телеграммами и другими документами, подачи заявления и предоставления ответа на него и прочие согласительные процедуры, реализуемые в документальной форме*(2). На наш взгляд, как бы ни назывался документ, направленный контрагенту, если он содержит в себе указание на нарушение обязательств и требования об их устранении, он будет являться претензией и соответственно объемы дефиниций (досудебный и претензионный) совпадают по своему фактическому содержанию.
Как правило, претензионная работа возлагается на юридическое управление организации. Это, безусловно, оправдано, поскольку в большинстве случаев отделить претензионную работу от исковой очень сложно. Направление претензии во всех случаях — это первый этап на пути к обращению за судебной защитой, так же как и обработка поступившей претензии — первый шаг к защите своих интересов от необоснованных требований контрагента. Исковая же работа является безусловной прерогативой юридической службы организации. Вместе с тем подготовка претензии или ответ на нее требуют участия всех заинтересованных служб организации: бухгалтерской и финансовой (при проблемах просрочки выполнения денежных обязательств), производственной (при перебоях в поставках) и т.д. Необходимость подобного сотрудничества, особенно в крупных организациях, часто приводит к пожеланиям со стороны данных служб включать именно в их штатную структуру должности специалистов по претензионной работе. Обычно это мотивируется необходимостью ускорения документооборота и снятием внутренних административных барьеров, затрудняющих работу. Но подобный подход имеет и значительные минусы. Прежде всего, в таких случаях могут возникать конфликтные ситуации между службами, причем определить, кто из них прав, бывает очень сложно. Кроме того, централизованная юридическая служба обеспечивает унифицированный подход к решению аналогичных проблем, возникающих в различных структурных подразделениях организации. Централизация службы также позволяет избежать дублирования функций у различных специалистов и помогает снизить административные и хозяйственные расходы.
По своей сути претензионная работа является частью договорной работы в организации и строится на тех же основных принципах. Ее эффективность может быть обеспечена только системностью и налаженными взаимоотношениями между подразделениями организации.
Как уже указывалось, претензионная работа состоит из двух больших блоков. Первый — это подготовительный, осуществляемый в рамках согласования условий договора. На этом этапе сторонами определяется, будут ли они использовать обязательный претензионный порядок и в чем он будет заключаться. Обязательный досудебный обмен претензиями может быть достаточно эффективен при разрешении возникших разногласий. При этом нужно реалистично подходить к срокам выставления и рассмотрения претензий. При четко поставленной работе для рассмотрения претензии достаточно пяти-десяти рабочих дней. На этот срок, с учетом времени доставки претензии, можно и нужно ориентироваться.
Также необходимо помнить, что “любимые” предпринимателями фразы о разрешении спора путем переговоров не означают сами по себе установления обязательного претензионного порядка*(3). Одного упоминания о нем недостаточно. Договор должен раскрывать, в чем этот порядок заключается. В частности, Девятый арбитражный апелляционный суд сформулировал этот принцип следующим образом:
“Согласно п.п. 9.1, 9.2 договора (между истцом и ответчиком)*(4), “В случае возникновения споров или разногласий между сторонами, последние примут все меры к разрешению их путем переговоров. При невозможности урегулирования споров путем переговоров, споры разрешаются в Арбитражном суде г. Москвы”.
Исходя из буквального толкования содержащихся в данных пунктах договора слов и выражений (ст. 431 ГК РФ) не следует, что истец и ответчик установили обязательный досудебный порядок урегулирования спора, обуславливающий передачу спора в суд с фактом направления претензии должнику, поскольку из содержания указанных пунктов не усматривается, что стороны регламентировали четкий претензионный порядок (срок, форма и т.д.).
Претензионный порядок урегулирования спора можно признать установленным только в случае, если в договоре определены конкретные требования к форме претензии, а также порядку и срокам ее предъявления и рассмотрения. Указание на ведение переговоров в целях урегулирования возникших споров не может быть расценено установлением обязательного досудебного (претензионного) порядка урегулирования споров”*(5).
Второй блок — это непосредственная работа по направлению или рассмотрению претензий.
Деятельность по выставлению претензии представляет собой последовательное выполнение следующих действий:
1) получение информации о нарушении договорных правоотношений;
2) определение нарушенных положений договора и норм права;
3) подготовка и направление претензии контрагенту;
4) получение ответа на претензию и определение путей дальнейшего разрешения конфликта.
Как правило, в каждой организации есть непосредственные исполнители, работающие с контрагентами. Именно они должны своевременно информировать юридическое управление о факте нарушения договорных обязательств в части передачи товаров, оказания услуг или выполнения работ. Финансовое управление или бухгалтерская служба уведомляет юридическое управление о нарушениях контрагентом денежных обязательств. При социалистическом способе хозяйствования, основу которого, как известно, составляли “учет и контроль”, была распространена практика ведения так называемой “карточки договора”. Она представляла собой документ, в котором фиксировались плановые и фактические даты исполнения обязательств, вытекающих из каждого конкретного договора. В настоящее время эта практика почти не встречается. В отношении денежных обязательств ее заменяют планы поступления денежных средств, составляемые финансовыми службами, а в отношении прочих обязательств — планы и отчеты соответствующих служб организации. На наш взгляд, эта практика забыта совершенно незаслуженно. При больших объемах договорной работы ведение карточек договора может значительно облегчить деятельность всех служб организации, особенно если для этого используется соответствующее программное обеспечение, позволяющее каждой из ответственных служб вести ее дистанционно. В том или ином виде возможность реализации подобного подхода существует во многих автоматизированных базах комплексного управления предприятием.
После получения информации о факте нарушения договорных обязательств сотрудники юридического отдела определяют, действительно ли оно имело место или контрагент не отклонился от условий соглашения. К сожалению, на практике встречаются случаи, когда различные службы организации выдвигают претензии к контрагенту, базируясь на неверном понимании заключенного договора. Подобные “недоразумения” возникают по самым разным причинам, начиная с неверной трактовки условий договора и заканчивая низкой квалификацией персонала. Задачей юридической службы на этом этапе является отсечение необоснованных претензий.
На следующем этапе специалисты претензионной службы составляют, подписывают у полномочного лица и направляют претензию контрагенту. Большинство из таких претензий представляет собой стандартизированные документы, содержащие ссылки на пункты договора и основные нормы законодательства. Способ отправки документа зависит от условий договора и может быть различен. Но во всех случаях он должен позволять достоверно установить факт получения претензии контрагентом. Как правило, в отношениях сторон, находящихся в одном городе, используется курьерская доставка, а в остальных случаях — ценные письма с уведомлением о вручении. К сожалению, в настоящее время очень многие организации не располагаются по адресу, указанному в их учредительных документах. Поэтому при заключении договора необходимо выяснять не только юридический, но и фактический адрес. Наиболее удобным способом является получение от контрагента небольшой анкеты, содержащей контактные адреса, номера телефонов и факсов, адреса электронной почты, с указанием лиц, ответственных за “ведение” договора. Это не только создаст удобства для последующей работы, но и в ряде случаев сможет помочь отклонить претензии налоговых органов, в частности обвинения в недобросовестности или работе с фирмами-однодневками.
Отдельно стоит остановиться на электронных видах связи как способе доставки претензий. С одной стороны, электронная почта позволяет значительно ускорить обмен сообщениями. С другой, она не позволяет достоверно установить, что сообщение было прочитано тем лицом, которому адресовано. Кроме того, невозможно подтвердить факт направления и получения претензии, а это может понадобиться при дальнейшем разрешении спора. То же самое относится и к факсимильной связи. Довольно часто стороны включают в текст договора оговорки, пытаясь тем или иным образом приравнять документ, полученный по факсимильной связи, к оригиналу. Причем от самых простых: “Стороны определили, что документы, полученные по факсимильной связи, имеют силу оригиналов”, до достаточно сложных по структуре, например: “Стороны условились о том, что документы, которыми они будут обмениваться в процессе выполнения Договора, переданные по факсимильной связи, признаются имеющими юридическую силу в следующих случаях:
- полученное по факсу сообщение признается достоверно исходящим от Стороны по Договору, если оно содержит отметки факсимильного аппарата Стороны-отправителя с его наименованием и номером телефона;
- переданное по факсу сообщение подтверждается рапортом факсимильного аппарата Стороны-отправителя, содержащего сведения о приеме сообщения Стороной-получателем”.
Но, несмотря на самые различные ухищрения, к которым прибегают стороны, чтобы придать документам, полученным с помощью факсимильного аппарата, юридическую силу, доказать в суде, от кого они исходили и были ли получены стороной, практически невозможно.
Вместе с тем необходимо помнить, что претензия — это прежде всего инструмент для разрешения возникших между сторонами разногласий. Направляя ее, организация преследует цель донести свою точку зрения на возникшие разногласия до контрагента и как можно быстрее найти взаимоприемлемое решение проблемы. С этой точки зрения, использование электронных средств связи, безусловно, оправдано. Однако и здесь необходимо отметить, что, с психологической точки зрения, претензия, полученная на фирменном бланке организации с “живыми” подписью и печатью, производит куда большее впечатление, чем вложенная в электронное письмо или полученная по факсу.
Кроме того, подтвержденный факт направления претензии может помочь в разрешении спора, например, показав в суде добросовестность действий одного из контрагентов. В том случае, если претензионный порядок является обязательной досудебной процедурой, наличие доказательств направления претензии, приемлемых для суда,является необходимостью. Несоблюдение обязательного претензионного порядка в этом случае влечет неблагоприятные последствия. Если нарушение выявляется при подаче искового заявления, оно подлежит оставлению без движения (п. 1 ст. 128 АПК РФ). При этом арбитражный суд определяет срок на исправление недостатков, т.е. в данном случае для обмена претензиями. Если же невыполнение обязательного досудебного порядка выявляется после принятия заявления и возбуждения производства по делу, то суд оставляет заявление без рассмотрения (п. 2 ст. 148 АПК РФ). При этом производство по делу заканчивается вынесением определения. Конечно, это не лишает истца возможности обратиться в суд повторно, но влечет значительную потерю времени. Необходимо помнить, что в случае, если спор возник вследствие нарушения лицом, участвующим в деле, претензионного или иного досудебного порядка урегулирования спора, арбитражный суд относит на это лицо судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела (п. 1 ст. 111 АПК РФ).
Поэтому можно рекомендовать направлять претензию, одновременно используя электронные средства связи и один из более традиционных способов (курьером или письмом).
Ведение журнала входящих и исходящих претензий зависит от объема претензионной работы в организации. Для небольших фирм учет целесообразнее вести в общих журналах входящей и исходящей корреспонденции. Для более крупных фирм журналы отправленных и полученных претензий могут значительно облегчить контроль как за выполнением обязательств контрагентов, так и за эффективностью деятельности претензионной службы организации.
Особого внимания заслуживает подготовка претензий по требованиям, вытекающим из приемки товара. Данная область традиционно является довольно сложной. Недаром в советское время именно для урегулирования споров при приемке продукции по договорам поставки были изданы специальные нормативные акты по качеству и количеству*(6). Инструкции “П‑6” и “П‑7” и сейчас могут быть использованы на практике. Для этого требуется только соглашение сторон*(7). Но прежде чем использовать их на практике, необходимо понимать, что они излишне громоздки, детализированы и содержат обременительные положения как для поставщика, так и для покупателя. Вместе с тем внимательное их изучение позволяет определить, какие моменты должны урегулировать стороны в договоре и каким образом сформулировать порядок претензионной работы в этом случае. Прежде всего, речь идет об определении места приемки продукции, необходимости присутствия представителя поставщика при приемке товара, сроках выставления претензии при обнаружении отклонений от качества и количества, заявленных в договоре или сопроводительной документации на груз. По своей сути претензией является и требование о вызове представителя поставщика при обнаружении недостатков продукции.
Еще одним блоком претензионной работы, требующей повышенного внимания, является работа с розничными покупателями организации. Закон РФ от 7 февраля 1992 г. “О защите прав потребителей” традиционно является своего рода “пугалом” для предпринимателей и юристов, работающих в этой сфере. И стоит отметить, что такая репутация им заслужена. Как показывает практика, в ряде случаев решение спора в досудебном порядке обходится организации значительно дешевле, чем доведение его до вынесения судебного решения. Иногда требования, первоначально заявленные потребителем продавцу, и требования, удовлетворенные в ходе судебного разбирательства, могут различаться в пять-шесть раз, с учетом оплаты экспертиз, возмещения морального вреда, компенсации за юридические услуги и наложенного на организацию штрафа. Кроме того, организация в таких случаях несет и репутационные убытки. Поэтому особенно важно отделить законные требования покупателей от их завышенных пожеланий. Построение эффективной претензионной работы в данном случае затруднено еще и вовлеченностью в нее большого числа торгового персонала, часто имеющего низкий уровень квалификации. Поэтому организациям, работающим в розничной сфере, можно рекомендовать разработку стандартизированной формы претензии, которую и нужно будет предлагать заполнить покупателю. Такая форма может быть заполнена торговым персоналом организации и затем прочитана и подписана покупателем. Стандартизированные бланки претензии позволяют более эффективно определять причину ее подачи, а также требования покупателя. Вместе все это значительно облегчает работу претензионного подразделения юридической службы.
На следующем этапе, после получения ответа на претензию или истечения срока, отведенного договором на ее рассмотрение, к работе подключается юридическая служба. Соответственно, дальнейшие действия определяются содержанием ответа и готовностью контрагента выполнять свои обязательства. Устанавливается, взаимоприемлем ли план разрешения возникшего конфликта или же претензионная работа юридической службы плавно перетекает в исковую (судебную) работу. Одновременно определяются перспектива судебного разбирательства и перспективы исполнения решения. К сожалению, они довольно часто не совпадают. Финансовое состояние контрагента зачастую не позволяет судебным приставам исполнить решение суда. Довольно часто получить присужденное имущество невозможно, даже возбудив процедуру банкротства контрагента.
В отдельных случаях ответ на претензию позволяет выяснить изъяны правовой позиции как самой организации, так и контрагента. Это дает возможность в дальнейшем скорректировать свои требования и уточнить перечень доказательств, которые понадобятся суду для их удовлетворения.
Отсутствие ответа на претензию не должно служить препятствием для дальнейшего разрешения спора. Поэтому договор должен содержать предельный срок, по истечении которого сторона вправе передать спор на рассмотрение судебных органов. Во избежание недоразумений, можно рекомендовать сторонам формулировать положения договора так, чтобы молчание одной стороны не оставляло сомнений для другой. Например, следующим образом: “Если сторона, получившая претензию, не направила ответ на нее в установленный настоящим договором срок, требования, указанные в претензии, считаются полностью отклоненными, а сторона, направившая претензию, — исполнившей все требования по обязательному досудебному урегулированию спора”.
В заключение хотелось бы отметить, что претензионная работа — один из краеугольных камней эффективной правовой работы в организации. Правильное использование данного инструмента позволяет снизить просрочки исполнения обязательств контрагентами и, соответственно, способствует увеличению прибыли компании в целом. Кроме того, претензионная работа зачастую позволяет значительно повысить эффективность исковой и судебной работы юридического подразделения компании.
С. Россол, корпоративный консультант адвокатского бюро Калинина В.М.
“Корпоративный юрист”, N 2, февраль 2009 г.
*(1) Согласно п. 3 ст. 133 АПК РФ, одной из задач подготовки к судебному разбирательству является примирение сторон.
*(2) Павлова О. Институт досудебного порядка урегулирования споров // Арбитражный и гражданский процесс. 2007 г. N 5.
*(3) Норма “стороны будут стремиться разрешить возникшие разногласия путем переговоров” в той или иной формулировке встречается в 99,9% договоров.
*(4) Прим. авт.
*(5) Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.01.2008 г. N 09АП-18419/2007-ГК по делу N А40–39915/07–83-379.
*(6) Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденная Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 г. N П‑6, и Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденная Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 г. N П‑7.
*(7) п. 14 Постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 г. N 18 “О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки”.