Нажмите "Enter", чтобы перейти к контенту

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Воз­ме­ще­ние рас­хо­дов сотруд­ни­ку без выда­чи под­от­чет хотя бы раз име­ло место прак­ти­че­ски в каж­дой орга­ни­за­ции, посколь­ку ино­гда воз­ни­ка­ет сроч­ная необ­хо­ди­мость в покуп­ке како­го-либо това­ра для нужд ком­па­нии, а вре­ме­ни на полу­че­ние аван­са нет. В этой ста­тье мы рас­ска­жем об осо­бен­но­стях таких опе­ра­ций, их оформ­ле­нии и срав­ним их с теми, когда в под­от­чет день­ги выда­ва­лись.

Когда оформляется авансовый отчет?

Соглас­но п. 6.3 ука­за­ния Бан­ка Рос­сии о веде­нии кас­со­вых опе­ра­ций от 11.03.2014 № 3210‑У аван­со­вый отчет состав­ля­ет­ся в слу­чае, когда сотруд­ни­ку на покуп­ку чего-либо для нужд фир­мы были выда­ны день­ги зара­нее под отчет. Выда­ча денег долж­на про­ис­хо­дить на осно­ва­нии рас­ход­но­го кас­со­во­го орде­ра, кото­рый состав­ля­ет­ся при нали­чии заяв­ле­ния от под­от­чет­ни­ка, одоб­рен­но­го руко­во­ди­те­лем или на осно­ва­нии рас­по­ря­ди­тель­но­го доку­мен­та (при­ка­за, рас­по­ря­же­ния) руко­во­ди­те­ля ком­па­нии (или ИП). В заяв­ле­нии (или рас­по­ря­ди­тель­ном доку­мен­те) долж­ны быть ука­за­ны сум­ма и срок исполь­зо­ва­ния денеж­ных средств.

Аван­со­вый отчет, в свою оче­редь, пода­ет­ся сотруд­ни­ком в бух­гал­те­рию в пери­од 3 дней после край­ней даты сро­ка. Далее про­во­дит­ся его про­вер­ка и утвер­жде­ние руко­во­ди­те­лем.

Сколь­ко вре­ме­ни нуж­но хра­нить аван­со­вые отче­ты, узнай­те здесь.

Таким обра­зом, если сотруд­ник сна­ча­ла купил товар, а потом потре­бо­вал воз­ме­ще­ния рас­хо­дов, оформ­лять аван­со­вый отчет в каче­стве оправ­да­тель­но­го доку­мен­та некор­рект­но, посколь­ку это­го сотруд­ни­ка уже нель­зя назвать под­от­чет­ным лицом.

Так­же отме­тим, что сотруд­ник может исполь­зо­вать лич­ные сред­ства для опла­ты каких-либо поку­пок, в кото­рых нуж­да­ет­ся ком­па­ния, а так­же име­ет пра­во на воз­ме­ще­ние этих рас­хо­дов, посколь­ку в зако­но­да­тель­стве не име­ет­ся запре­тов на подоб­ные опе­ра­ции. Но важ­но кор­рект­но офор­мить такие вза­и­мо­от­но­ше­ния доку­мен­таль­но.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Нач­нем с того, что в орга­ни­за­ции долж­но иметь­ся общее рас­по­ря­же­ние о воз­мож­но­сти совер­ше­ния таких поку­пок сотруд­ни­ка­ми. Это может быть при­каз, в кото­ром ука­за­ны лица или долж­но­сти, кото­рые могут совер­шать покуп­ки от лица орга­ни­за­ции. Или мож­но вклю­чить такой пункт в учет­ную поли­ти­ку, кад­ро­вую поли­ти­ку или поли­ти­ку обра­ще­ния денеж­ных средств. В этих же внут­рен­них актах мож­но опи­сать и пра­ви­ла доку­мен­то­обо­ро­та для ситу­а­ции, явля­ю­щей­ся темой ста­тьи. Эти пра­ви­ла орга­ни­за­ция уста­нав­ли­ва­ет само­сто­я­тель­но. Ниже мы дадим неко­то­рые реко­мен­да­ции, кото­рые могут помочь при выбо­ре оформ­ле­ния опе­ра­ции воз­ме­ще­ния рас­хо­дов сотруд­ни­ку без под­от­че­та.

Посколь­ку при покуп­ке това­ра за соб­ствен­ные сред­ства для рабо­чих целей сотруд­ник, мож­но ска­зать, высту­па­ет от име­ни орга­ни­за­ции, то в соот­вет­ствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необ­хо­ди­мо соста­вить доку­мен­ты, кото­ры­ми будет закреп­ле­но, что орга­ни­за­ция одоб­ри­ла такую сдел­ку. Таки­ми доку­мен­та­ми могут быть:

  1. Заяв­ле­ние работ­ни­ка о воз­ме­ще­нии рас­хо­дов, одоб­рен­ное руко­во­ди­те­лем.
  2. Отчет об израс­хо­до­ван­ных сред­ствах с при­креп­лен­ны­ми к нему доку­мен­та­ми на покуп­ку и опла­ту (товар­ный чек, наклад­ная, счет-фак­ту­ра и т. д.).
  3. При­каз от име­ни руко­во­ди­те­ля о воз­ме­ще­нии рас­хо­дов сотруд­ни­ка.

Шаб­ло­ны этих доку­мен­тов орга­ни­за­ция долж­на раз­ра­бо­тать соб­ствен­ны­ми сила­ми (п. 4 ст. 9 зако­на №402-ФЗ).

Так­же хоро­шим спо­со­бом избе­жать при­ди­рок нало­го­ви­ков в части вхо­дя­ще­го НДС, при­зна­ния рас­хо­дов по нало­гу на при­быль может быть допол­ни­тель­ное оформ­ле­ние дове­рен­но­стей ряду сотруд­ни­ков на вне­зап­ные покуп­ки от име­ни орга­ни­за­ции. Для доро­го­сто­я­щих поку­пок сто­ит поза­бо­тить­ся о том, что­бы про­да­вец на осно­ва­нии дове­рен­но­сти выпи­сал пер­вич­ные доку­мен­ты на имя орга­ни­за­ции, а не сотруд­ни­ка.

О содер­жа­нии и струк­ту­ре дове­рен­но­сти по ф. М‑2 узнай­те здесь.

Одна­ко чаще все­го спон­тан­ные покуп­ки для рабо­чих нужд сотруд­ни­ки дела­ют на неболь­шие сум­мы. Это могут быть канц­то­ва­ры, какие-то рас­ход­ные мате­ри­а­лы для быто­вых нужд, опла­та мел­ких хозяй­ствен­ных услуг. Поэто­му нало­го­вые рис­ки в этих слу­ча­ях чаще все­го несу­ще­ствен­ны. Что­бы не про­во­ци­ро­вать вопро­сы нало­го­вых орга­нов, сто­ит избе­гать подоб­ных ситу­а­ций и забо­тить­ся о выда­че денеж­ных средств сотруд­ни­кам под отчет зара­нее.

Кро­ме того, под вни­ма­ние про­ве­ря­ю­щих может попасть и сам сотруд­ник, ведь у них может воз­ник­нуть жела­ние при­знать ком­пен­са­цию рас­хо­дов дохо­дом физи­че­ско­го лица. Одна­ко это непра­во­мер­но, посколь­ку сотруд­ник не име­ет при свер­ше­нии такой опе­ра­ции ника­кой эко­но­ми­че­ской выго­ды. Пись­мо Мин­фи­на РФ от 08.04.2010 № 03–04-06/3–65 под­твер­жда­ет тот факт, что ком­пен­са­ция денег, кото­рые сотруд­ник потра­тил для нужд орга­ни­за­ции, не вле­чет воз­ник­но­ве­ния нало­го­вой базы для НДФЛ.

О вопро­сах, инте­ре­су­ю­щих нало­го­вые орга­ны при про­вер­ке рас­че­тов с под­от­чет­ни­ка­ми, читай­те в ста­тье «Нало­го­вая про­вер­ка рас­че­тов с под­от­чет­ны­ми лица­ми (нюан­сы)».

Возмещение расходов по командировке

Так­же часто воз­ни­ка­ют ситу­а­ции, когда сотруд­ник направ­ля­ет­ся в коман­ди­ров­ку без выда­чи под­от­чет­ных сумм, а по воз­вра­ще­нии полу­ча­ет воз­ме­ще­ние сво­их рас­хо­дов. В таком слу­чае мы при­дер­жи­ва­ем­ся той же стра­те­гии, то есть не счи­та­ем тако­го сотруд­ни­ка под­от­чет­ным лицом, и отчи­ты­вать­ся он дол­жен не по аван­со­во­му отче­ту, а по ука­зан­но­му в преды­ду­щей части ста­тьи отче­ту об израс­хо­до­ван­ных сред­ствах. Так, в п. 26 поло­же­ния о коман­ди­ров­ках, утвер­жден­но­го поста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 13.10.2008 № 749, гово­рит­ся об аван­со­вом отче­те как о доку­мен­те, под­твер­жда­ю­щем исполь­зо­ва­ние денег, выдан­ных зара­нее до поезд­ки. Кста­ти, не сто­ит забы­вать о вклю­че­нии в отчет суточ­ных за каж­дый день коман­ди­ров­ки. Воз­ме­ще­ние суточ­ных гаран­ти­ру­ет ст. 168 ТК РФ. К отче­ту об израс­хо­до­ван­ных сред­ствах при­кла­ды­ва­ет­ся заяв­ле­ние на воз­ме­ще­ние рас­хо­дов, далее изда­ет­ся при­каз руко­во­ди­те­ля на воз­ме­ще­ние.

В насто­я­щее вре­мя все уни­фи­ци­ро­ван­ные фор­мы не явля­ют­ся обя­за­тель­ны­ми (п. 4 ст. 9 зако­на от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для состав­ле­ния фор­мы отче­та об израс­хо­до­ван­ных сред­ствах мож­но моди­фи­ци­ро­вать фор­му аван­со­во­го отче­та АО‑1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 ука­за­ния Бан­ка Рос­сии «Об осу­ществ­ле­нии налич­ных рас­че­тов» от 07.10.2013 № 3073‑У выруч­ка орга­ни­за­ции, полу­чен­ная налич­ны­ми в кас­су, может быть потра­че­на толь­ко на опре­де­лен­ные нуж­ды:

  • соци­аль­ные выпла­ты и зар­пла­та;
  • выпла­та стра­хо­вых воз­ме­ще­ний;
  • на лич­ные нуж­ды ИП;
  • опла­та това­ров, работ, услуг;
  • выда­ча денег под отчет;
  • выда­ча денег за воз­вра­щен­ные това­ры, опла­чен­ные налич­ны­ми;
  • выпла­ты бан­ков­ским пла­теж­ным аген­том.

Поэто­му для воз­ме­ще­ния рас­хо­дов сотруд­ни­кам сле­ду­ет исполь­зо­вать иной источ­ник денеж­ных средств или спе­ци­аль­но снять день­ги со сче­та либо пере­ве­сти их на бан­ков­скую кар­ту сотруд­ни­ка.

Схе­мы мошен­ни­че­ства по пла­сти­ко­вым кар­там и спо­со­бы борь­бы с ними опи­са­ны тут.

Воз­ме­ще­ния, о кото­рых мы гово­рим в ста­тье, не попа­да­ют под выда­чу денег под отчет, посколь­ку, как уже было изло­же­но ранее, день­ги выда­ют­ся пост­фак­тум. Кро­ме того, пункт «Опла­та това­ров, работ, услуг» так­же не может быть при­ме­ним, так как день­ги отда­ют­ся не пред­ста­ви­те­лю постав­щи­ка.

Рас­смот­рим так­же вопрос о лими­тах рас­че­тов налич­ны­ми. Соглас­но п. 5 ука­за­ния № 3073‑У рас­че­ты меж­ду физ­ли­ца­ми и орга­ни­за­ци­я­ми могут осу­ществ­лять­ся на любую сум­му. Огра­ни­че­ние в 100 тыс. руб. вво­дит­ся п. 6 это­го же ука­за­ния для юри­ди­че­ских лиц и ИП. Одна­ко когда мы гово­рим о вза­и­мо­дей­ствии сотруд­ни­ка с юри­ди­че­ским лицом при покуп­ке чего-либо для нужд рабо­то­да­те­ля, то сотруд­ник высту­па­ет пред­ста­ви­те­лем сво­ей орга­ни­за­ции. Не зря мы упо­ми­на­ем о дове­рен­но­сти как о доку­мен­те, кото­рый может помочь избе­жать спо­ров с нало­го­ви­ка­ми при при­ня­тии рас­хо­дов для целей нало­га на при­быль, а так­же при выче­те вхо­дя­ще­го НДС. Поэто­му при совер­ше­нии покуп­ки от име­ни орга­ни­за­ции дол­жен так­же соблю­дать­ся лимит в 100 тыс. руб.

Подроб­нее о том, какую сум­му мож­но выдать под отчет, см. в этой ста­тье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотруд­ник полу­чил одоб­ре­ние рас­хо­дов от руко­во­ди­те­ля и пред­ста­вил все оправ­да­тель­ные доку­мен­ты, опе­ра­ция долж­на быть отра­же­на на сче­тах буху­че­та. Как уже было уста­нов­ле­но выше, воз­ме­ще­ние рас­хо­дов при невы­да­че аван­са нель­зя назвать рас­че­та­ми с под­от­чет­ны­ми лица­ми, поэто­му счет 71 исполь­зо­вать не сле­ду­ет. В плане сче­тов, утвер­жден­ном при­ка­зом Мин­фи­на РФ от 31.10.2000 № 94н, сле­ду­ю­щим по поряд­ку идет счет 73 «Рас­че­ты с пер­со­на­лом по про­чим опе­ра­ци­ям». Его-то и пред­ла­га­ет­ся исполь­зо­вать в опи­сы­ва­е­мой ситу­а­ции:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — опри­хо­до­ва­ны това­ры, рабо­ты услу­ги, опла­чен­ные сотруд­ни­ком;

Дт 19 Кт 73 — при­нят к уче­ту вхо­дя­щий НДС;

Дт 73 Кт 50 — воз­ме­ще­ны из кас­сы поне­сен­ные сотруд­ни­ком рас­хо­ды.

Итоги

При орга­ни­за­ции уче­та подоб­ных нестан­дарт­ных опе­ра­ций сле­ду­ет при­ни­мать во вни­ма­ние и их суще­ствен­ность. Если в орга­ни­за­ции было пару слу­ча­ев покуп­ки, напри­мер, канц­то­ва­ров без полу­че­ния аван­са и потра­чен­ная сум­ма незна­чи­тель­на, сто­ит заду­мать­ся, экви­ва­лент­на ли сто­и­мость вре­ме­ни бух­гал­те­ра на орга­ни­за­цию доку­мен­то­обо­ро­та для этих опе­ра­ций сум­ме воз­мож­ной ошиб­ки. Если же, напро­тив, такие опе­ра­ции явля­ют­ся осо­бен­но­стью дея­тель­но­сти ком­па­нии или их сум­ма зна­чи­тель­на, то сто­ит при­дер­жи­вать­ся всех реко­мен­да­ций оформ­ле­ния, дан­ных в нашей ста­тье. Так­же хотим отме­тить, что сотруд­ни­кам луч­ше избе­гать поку­пок для нужд орга­ни­за­ции на соб­ствен­ные сред­ства, дабы не было раз­но­гла­сий в части одоб­ре­ния или неодоб­ре­ния рас­хо­дов руко­вод­ством, а так­же для уве­рен­но­сти при нало­го­вых про­вер­ках.

0 0 vote
Article Rating
Подписаться
Уведомление о
guest
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments