Отправка трудовой книжки по почте — одна из обязанностей работодателя. Как ее правильно исполнить и когда она возникает, расскажем в нашей статье.
Работник уволился: как выдать трудовую книжку
Обычно кадровая служба выдает работнику трудовую книжку в последний день его работы. Но этот документ работник может получить не в компании и не в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ):
- при отсутствии его на рабочем месте в этот день;
- если он отказался ее получать.
Неполученную трудовую книжку нельзя:
- сдать сразу в архив вместе с личным делом работника;
- доставить сотруднику курьером или иным способом, если сотрудник об этом не просил.
Чтобы получить «увольнительные» документы по почте, от работника и от сотрудников кадровой службы потребуются дополнительные действия. Какие — узнайте из следующего раздела.
Кто кого и о чем информирует
Прежде чем определить судьбу трудовой книжки, кадровику необходимо проинформировать бывшего сотрудника письменно:
- о необходимости забрать документ;
- возможности получения книжки по почте, если он выразит письменное согласие на это.
Сотрудник забирает трудовую книжку лично или направляет в адрес фирмы заявление, в котором просит переправить документ почтой.
Системный администратор ООО «Драйвер+» Ткач М. Н. уехал в отпуск с последующим увольнением. Из отпуска он сразу отправился к новому месту работы. Чтобы получить свои документы из ООО «Драйвер+», Ткач М. Н. написал заявление с просьбой выслать по почте:
- трудовую книжку;
- копию приказа об увольнении;
- справку о периоде работы в ООО «Драйвер+»;
- справки о зарплате и начисленных и уплаченных пенсионных взносах.
О том, как отправить трудовую книжку по почте, читайте далее.
Сколько справок о заработке сотрудник получает при увольнении, см. в статье «Справка о заработной плате — образец и бланк в 2017 году».
Как отправлять трудовую книжку по почте
После получения заявления работодатель:
- отправляет документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для подтверждения факта отправки документов);
- оставляет себе копию трудовой книжки (это позволит восстановить данные, если документ будет утерян при пересылке).
Не полученная работником трудовая книжка остается в компании до ее востребования.
О том, как долго нужно хранить в компании кадровые документы, вы узнаете из материала «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Итоги
Пересылка трудовой книжки почтой производится в том случае, если работник попросит об этом. Отправлять ее лучше заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.